Menyimpan arsip bisa dikatakan susah-susah gampang. Sebab, jika tidak disimpan dengan cara yang tepat, maka risiko kerusakan sangat besar. Inilah mengapa banyak perusahaan yang memilih menggunakan perusahaan dengan layanan jasa simpan arsip untuk menangani penyimpanan semua arsipnya. Apalagi ketika arsip yang disimpan berjumlah sangat banyak.
Namun, jika perusahaan Anda memilih untuk menyimpan sendiri arsip perusahaan, maka berikut ini adalah tips agar aman dari risiko kerusakan:
Posisi penyimpanan
Setiap arsip harus disimpan dengan posisi berdiri atau vertikal untuk menjaga agar tidak mudah rusak. Sebab jika Anda menyimpannya dalam posisi horizontal atau tiduran dan kemudian menumpuknya, maka arsip yang bertumpukkan akan mudah rusak. Misalnya saja seperti kertas yang saling menempel satu sama lainnya, tulisan atau cetakan pada kertas yang akan menempel pada kertas di atasnya, dan sebagainya.
Kerapian
Susun arsip dengan rapi sesuai dengan pola penyimpanannya. Hal ini sangat penting untuk mencegah arsip berkali-kali dikeluarkan dari tempat penyimpanan untuk sesuatu yang tidak diperlukan. Misalnya Anda membutuhkan data pesanan bulan April 2022, tetapi justru membuat data arsip pesanan bulan Maret 2022 karena penyimpanan yang berantakan. Padahal, semakin sering arsip dikeluarkan dan dibuka maka risiko kerusakan akibat human error juga semakin besar.
Suhu ruangan
Kertas arsip, meskipun tidak serentan kertas buku yang mudah menguning, bukan berarti pasti aman dari risiko kerusakan. Misalnya saja kertas arsip rusak akibat tumbuhnya jamur. Kondisi ini biasanya disebabkan oleh suhu ruangan yang terlalu lembap. Itulah sebabnya, mengatur suhu ruangan agar tidak terlalu lembap maupun kering sangatlah penting dalam tahapan menyimpan arsip.
Pengelolaan
Pastikan menghindari berbagai hal berisiko saat sedang berada di ruang arsip. Misalnya seperti membawa benda yang dapat menimbulkan percikan api, maupun membawa cairan dalam bentuk apa pun. Dengan adanya aturan tertentu dalam pengelolaan arsip di ruangan, maka risiko kerusakan akibat human error dapat diperkecil.
Meskipun terlihat mudah, tetapi penyimpanan arsip dalam jumlah besar tetap membutuhkan perhatian khusus. Supaya perusahaan Anda tidak perlu repot atau khawatir dengan kerusakan arsip, maka disarankan untuk memanfaatkan jasa penyimpanan arsip agar semua hal mengenai arsip dapat dikelola secara profesional.
