Relokasi kantor, terutama bagi organisasi skala besar, adalah pekerjaan yang melelahkan. Pasalnya, kegiatan ini bukan hanya soal memindahkan barang dan orang-orang, namun juga mengangkut keseluruhan sistem teknologi informasi (TI) dan tata ruang di gedung lama ke gedung baru. Tak ayal, ada saja kesalahan saat pindah kantor yang dilakukan oleh sejumlah perusahaan. Agar Anda tidak mengalami hal serupa, simak beberapa kesalahan tersebut dalam artikel ini.
- Perencanaan yang buruk. Sama seperti planning atau perencanaan proyek, perencanaan pindah kantor yang buruk juga akan mengganggu kelancaran proses itu. Alih-alih mempercepat, sengaja membiarkan karyawan mengepak masing-masing barang mereka justru bisa mengacaukan proses relokasi. Untuk itu, tentukanlah penanggung jawab pada setiap departemen atau divisi agar mereka dapat mengatur kelancaran proses pindahan.
- Mengesampingkan tim TI. Tidak sedikit manajer atau penanggung jawab pindahan kantor yang melupakan kehadiran tim TI. Padahal, salah satu pekerjaan paling sulit saat relokasi adalah memutus dan menghubungkan kembali perangkat teknologi kantor. Mulai dari server data, komputer, telepon, sampai CCTV adalah tanggung jawab tim TI. Oleh karena itu, jangan lupa untuk melibatkan tim TI sejak awal perencanaan relokasi.
- Lupa melakukan perbaikan di kantor baru. Memeriksa lokasi kantor baru adalah salah satu aktivitas wajib bagi penanggung jawab relokasi. Sebab dengan begitu, ia bisa mengetahui apakah ada kebutuhan perbaikan di kantor baru atau tidak. Jika lalai atau lupa, hal ini justru bisa membuat beberapa hari pertama karyawan tidak efektif – entah untuk melakukan penyesuaian atau mencari-cari properti kerja yang belum ada.
- Punya anggaran tidak realistis. Pindahan kantor tentu saja membutuhkan biaya yang tidak sedikit; terlebih jika perusahaan memiliki banyak barang dan sistem TI yang kompleks. Untuk itu, penanggung jawab relokasi perlu membuat estimasi anggaran yang masuk di akal serta mencakup dana darurat (untuk menanggulangi kejadian tidak terduga). Sebab menganggarkan pengeluaran yang tidak realistis malah bisa membuat pengeluaran perusahaan membengkak.
- Tidak mempertimbangkan kondisi karyawan. Pindah kantor berarti pindah tujuan alamat bekerja buat para karyawan. Sayangnya, banyak sekali perusahaan tidak mau repot mempertimbangkan kondisi karyawan – apakah lokasi baru itu ideal untuk mereka dan lain sebagainya. Akibatnya, motivasi bekerja, dedikasi, dan produktivitas karyawan dapat menurun. Oleh karena itu, sebaiknya Anda tidak sengaja melewatkan tahapan ini. Namun bila ada karyawan yang keberatan pindah, perusahaan dapat memberikan kompensasi berupa tambahan orang transportasi atau menyediakan transportasi untuk karyawan.
Itulah dia beberapa kesalahan saat pindah kantor yang paling banyak dilakukan oleh banyak perusahaan. Semoga setelah membaca artikel ini, Anda bisa lebih bijak dalam menangani proses relokasi gedung kantor perusahaan Anda, ya.
